Feedback nel quotidiano lavorativo svizzero: forme e regole per i team

Feedback nel quotidiano lavorativo svizzero: più di una semplice critica

Il feedback è una reazione a un comportamento specifico – positivo o negativo. Non equivale alla critica: il suo scopo è migliorare lo status quo, indicando dove si trova una persona, dove dovrebbe andare e perché. Se formulato in modo costruttivo, è di supporto, non distruttivo e non focalizzato sugli errori. Sono utili commenti, consigli o proposte che apportano un valore concreto al lavoro o al futuro professionale.

Nico Tschanz, direttore del Centro PMI dei Grigioni e docente alla Scuola universitaria professionale dei Grigioni, descrive il feedback come una componente essenziale della comunicazione personale e professionale, nonché del processo di sviluppo e apprendimento. La cultura aziendale influenza la motivazione dei collaboratori e incide sulla qualità delle prestazioni fornite. Al contrario, si perde potenziale se i comportamenti scorretti non vengono affrontati, perché i collaboratori non osano segnalarsi gli errori a vicenda o lo fanno nel modo sbagliato.

Forme di feedback nel team

Il feedback si manifesta in diverse forme: verbale, attraverso la comunicazione orale; non verbale, tramite il linguaggio del corpo, i gesti o le espressioni facciali. Può avvenire in contesti formali, all’interno di una struttura definita – ad esempio durante una valutazione delle prestazioni – oppure in modo informale, spontaneo e non pianificato nella routine quotidiana. Chi si affida esclusivamente agli appuntamenti formali lascia inutilizzata una grande parte dei riscontri quotidiani: uno sguardo, un tono di voce o una breve frase nel team hanno un effetto, voluto o meno.

Che un riscontro sia positivo o negativo non dice nulla sul suo valore. Il feedback positivo rafforza ciò che funziona, quello negativo evidenzia il potenziale di miglioramento. L’efficacia dipende da quanto bene, soprattutto il feedback negativo, viene confezionato in modo costruttivo – cosa che per molti risulta difficile.

Una forma consolidata è il feedback a 360 gradi: un metodo in cui i collaboratori fanno valutare le proprie prestazioni dai superiori, dai pari grado e dai colleghi. In questo modo convergono diverse prospettive, invece di considerare solo quella del superiore diretto.

Forme di feedback nel team

Cosa dovrebbe ottenere il feedback nel team

Il feedback e la critica costruttiva scambiano informazioni per valutare e migliorare comportamenti, prestazioni o risultati. Possono perseguire simultaneamente diversi obiettivi: chiarire le aspettative, migliorare le prestazioni, promuovere l’autoriflessione e rafforzare le relazioni. Allo stesso modo, possono chiarire malintesi, risolvere conflitti e accrescere l’autostima.

L’obiettivo prioritario dipende dalla situazione. In una valutazione si tratta solitamente di aspettative e prestazioni, in un conflitto latente di chiarimento e relazione. Chi definisce l’obiettivo da raggiungere prima di fornire il riscontro può formularlo di conseguenza – e verificare se il colloquio ha centrato tale obiettivo.

Regole per fornire feedback

La parola chiave per un feedback costruttivo è apprezzamento. La persona interpellata deve riconoscere che l’intento è migliorare la situazione, non attaccarla. In questo senso, il feedback è considerato un regalo e non una frusta: segnala interesse verso l’interlocutore, verso la collaborazione nel quotidiano lavorativo e verso la qualità del lavoro di squadra. L’atteggiamento contribuisce a determinare se il contenuto viene recepito.

Concretamente, significa formulare in modo chiaro, specifico e costruttivo, evitare affermazioni generalizzate e descrivere ciò che è stato effettivamente osservato, integrando con proposte di soluzione. I riscontri dovrebbero essere forniti tempestivamente; con il momento giusto vengono accolti più facilmente in modo costruttivo. Si consiglia di fornire feedback il più regolarmente e frequentemente possibile, collocando il riscontro temporalmente vicino all’evento che lo ha generato.

Si è rivelata efficace anche la seguente sequenza: evidenziare prima un’osservazione positiva, poi inserire il feedback costruttivo. Questo trasmette un’immagine equilibrata e favorisce la motivazione.

Passaggi per un feedback costruttivo

Critica costruttiva: oggettiva e orientata alle soluzioni

Il feedback è un riscontro o una retroazione strutturata e sempre costruttiva. La critica costruttiva è la forma professionale e più utile per tutti; le sue radici risiedono nella contestazione, nel rimprovero o nella disapprovazione. È utile, oggettiva e orientata alle soluzioni e persegue lo stesso obiettivo del feedback: individuare i problemi e approfondirne le cause.

In questo modo è possibile affrontare gli errori in modo amichevole e motivare orientandosi alle soluzioni. Un feedback costruttivo nomina il potenziale di miglioramento senza che nessuno si senta spinto sulla difensiva.

Nella pratica, la critica costruttiva non inizia con una valutazione, ma con la domanda sulle cause: cos’è successo e perché? Solo quando la causa è chiarita si può fare una proposta realmente utile per il lavoro. Chi si ferma al sintomo ripeterà la contestazione la volta successiva – e la motivazione diminuirà invece di aumentare.

Accettare il feedback: aperti e senza difese

Nel ricevere feedback e critiche costruttive sono importanti l’apertura e la riflessione: ascoltare attivamente e reagire senza cadere in una reazione difensiva. Il feedback fa parte del processo personale di sviluppo e apprendimento. Le conoscenze sul significato di feedback e critiche aiutano i collaboratori e le organizzazioni a migliorare ogni giorno.

L’ascolto attivo può essere esercitato: lasciare finire l’interlocutore, non giustificarsi immediatamente, chiedere chiarimenti in caso di incertezze e richiedere esempi concreti per l’osservazione. Chi accoglie un risconto in questo modo guadagna chiarezza sull’aspettativa e tempo per decidere cosa mettere in pratica.

Format di team: retrospettiva e sondaggio tra i collaboratori

Oltre al colloquio nel singolo caso, i riscontri possono essere rilevati sistematicamente nel team. I sondaggi tra i collaboratori creano trasparenza, promuovono la partecipazione, permettono di individuare i problemi precocemente e guidano i processi di cambiamento in modo mirato. In Svizzera, circa l’80 per cento delle aziende effettua sondaggi tra i collaboratori (hrtoday.ch).

Un altro format di team è la retrospettiva dello sprint: serve come attività di analisi nell’intero team, in cui vengono esaminati i metodi di lavoro dello sprint precedente per definire misure per il prossimo sprint.

L’articolo «Sondaggi nel servizio pubblico: migliorare la cultura aziendale» di Pasquale Schifino (easy-feedback.de) descrive così la funzione di tali sondaggi: i sondaggi tra i collaboratori servono a creare trasparenza, promuovere la partecipazione, individuare i problemi precocemente e guidare i processi di cambiamento in modo mirato. Decisivo è che vengano attuate misure sulla base dei risultati.

L’utilizzo continuo dei sondaggi tra i collaboratori permette di plasmare attivamente la cultura aziendale, aumentare la motivazione e migliorare in modo sostenibile la qualità delle prestazioni fornite. Decisivo è il collegamento con la quotidianità: senza misure che seguono dai risultati, il sondaggio rimane un evento unico senza effetti nel team.

Nei sondaggi tra i collaboratori e in altri riscontri, i dati personali dei collaboratori sono protetti. L’articolo 328b CO ne consente il trattamento solo se i dati riguardano l’idoneità al rapporto di lavoro o sono necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro; per il resto, la disposizione rinvia alla Legge federale sulla protezione dei dati. Una sorveglianza che controlli esclusivamente o prevalentemente il comportamento sul luogo di lavoro non è ammessa (hrtoday.ch).

Vantaggi e rischi dei sondaggi tra i collaboratori

Svolgimento di una retrospettiva dello sprint nel team

Conclusione: una cultura del feedback che fa avanzare i team

Il feedback funziona nel team quando convergono diversi elementi: un atteggiamento di base improntato all’apprezzamento, una descrizione chiara e specifica del comportamento osservato, una proposta di soluzione utile e un momento temporale vicino all’evento. A ciò si aggiunge la disponibilità da entrambe le parti – a fornire riscontri e ad accettarli senza mettersi sulla difensiva.

Le forme si completano a vicenda: riscontri informali nella quotidianità, colloqui di valutazione formali, il feedback a 360 gradi, la retrospettiva nel team e sondaggi strutturati dai cui risultati seguono effettivamente delle misure. Chi utilizza il breve colloquio e il format ricorrente mantiene in moto il processo di apprendimento e influenza la collaborazione, la motivazione e la qualità del lavoro.