Scegliere e introdurre sistemi HR: criteri per le aziende svizzere

Cosa devono fare i sistemi HR nelle aziende svizzere

I software HR raggruppano soluzioni digitali per l’intero Employee Lifecycle: dall’arrivo delle candidature, passando per i processi amministrativi del personale e l’elaborazione salariale, fino alla gestione dei talenti e alla pianificazione strategica del personale. È così che la piattaforma di comparazione HRNeeds delinea l’argomento.

I moduli tipici sono il recruiting, l’elaborazione salariale, la rilevazione del tempo di lavoro, l’onboarding e la gestione dei talenti, nonché la gestione strutturata di tutti i dati dei collaboratori. Le aree si intersecano: chi occupa una posizione ha bisogno degli stessi dati anagrafici in seguito per il contratto, lo stipendio, la rilevazione del tempo e la valutazione.

Il vantaggio risiede nella base dati comune. Essa concentra diversi compiti HR in un luogo centrale e sostituisce tabelle manuali, soggette a errori, con processi standardizzati, tracciabili e automatizzati.

Per le aziende svizzere si aggiunge un secondo motivo. Secondo HRNeeds, la complessità dei contributi AVS/AI/IPG, l’imposta alla fonte, i requisiti della Legge sul lavoro (LL) e la molteplicità dei contratti collettivi di lavoro (CCL) rendono la gestione del personale supportata da software non solo più efficiente, ma anche più sicura dal punto di vista giuridico. Allo stesso tempo, crea spazio per accompagnare e sviluppare i collaboratori.

Distinguere tipi di sistema e modelli operativi

Un sistema informativo delle risorse umane (HRIS, o HRIM) registra e gestisce centralmente i dati dei collaboratori, le presenze, i dati retributivi e le prove di rendimento. Costituisce la base per l’amministrazione del personale e per gli stipendi ed è per molte aziende il primo passo sensato.

Human Capital Management (HCM) indica la categoria più ampia: soluzioni complete che collegano la pianificazione del personale, la Workforce Analytics e lo sviluppo strategico del personale alle funzioni amministrative. Il termine non è usato in modo uniforme: i fornitori definiscono come HCM anche sistemi più snelli.

Altrettanto decisiva della categoria è l’architettura. Le soluzioni modulari crescono passo dopo passo: la soluzione ERP performis può essere ampliata dal modulo di amministrazione del personale fino al software HR completo. I sistemi completi coprono l’intera gamma funzionale fin dall’inizio, ma sono più difficili da gestire parzialmente.

La domanda decisiva è quindi: quale architettura si adatta alla nostra azienda? Determinanti sono le dimensioni, i processi, il panorama IT e la disponibilità a sviluppare ulteriormente il sistema nel corso degli anni.

Chiarire prima il fabbisogno, poi esaminare il mercato

Secondo HRNeeds, il software HR adatto risulta da diversi criteri, innanzitutto dalle dimensioni dell’azienda e dalle aree funzionali effettivamente necessarie. Prima di ogni confronto tra fornitori è quindi necessaria un’analisi onesta dello stato attuale: quanti collaboratori devono essere seguiti, quali ruoli e tipologie salariali esistono, come si svolgono oggi i processi e chi vi partecipa?

Altrettanto centrale è la qualità dei dati anagrafici. Dati anagrafici ben curati sono considerati un presupposto per un’amministrazione del personale efficiente: devono essere disponibili in tutte le applicazioni in qualsiasi momento, mentre i dati personali sensibili devono rimanere protetti.

Qui risiede in molte aziende il vero problema: il reparto HR svolge diversi compiti con programmi diversi che non collaborano tra loro e non sincronizzano i propri dati. I dati devono essere inseriti più volte e non sono allo stesso livello. Un nuovo sistema risolve questa situazione iniziale solo se viene nominata prima della valutazione.

Chi chiarisce prima il fabbisogno e poi esamina il mercato evita l’errore più frequente. Altrimenti si acquista un sistema che porta con sé funzioni inutilizzate e lascia scoperte le lacune decisive.

Lista di controllo prima della scelta del sistema HR: analisi del fabbisogno

Stipendi, assicurazioni sociali e CCL come criterio di selezione rigoroso

La Svizzera conosce una fitta rete di assicurazioni sociali. In linea di principio, tutte le persone residenti o lavoranti in Svizzera sono assicurate obbligatoriamente all’AVS; la previdenza per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità poggia sui tre pilastri della previdenza statale, professionale e privata. Per l’elaborazione salariale ne derivano flussi continui di contributi e comunicazioni verso diversi enti.

Secondo HRNeeds, sono proprio questi punti a influenzare la scelta del sistema. Tra questi figurano la complessità dei contributi AVS/AI/IPG, l’imposta alla fonte, i requisiti della Legge sul lavoro (LL) e la molteplicità dei contratti collettivi di lavoro (CCL).

Si aggiunge l’aspetto tecnico della comunicazione salariale. Il modulo di amministrazione del personale certificato swissdec di performis crea le buste paga, soddisfa lo standard salariale CH 4.0 con la comunicazione elettronica dei salari (ELM) alle casse di compensazione e gestisce centralmente tutti i dati e i documenti. Tali certificazioni sono un marchio di qualità verificabile – attestano tuttavia solo l’area salariale, non l’intero sistema.

La domanda di verifica decisiva per ogni offerta è quindi: il sistema copre questi processi svizzeri senza lavoro manuale successivo? E chi risponde se una modifica legale non viene recepita tempestivamente nel sistema?

Requisiti giuridici svizzeri nel software HR

Verificare la protezione dei dati e della personalità nel rapporto di lavoro

In Svizzera, nel rapporto di lavoro valgono parallelamente due normative. La Legge sulla protezione dei dati (LPD, in vigore dal 1° settembre 2023) contiene gli obblighi generali: i principi di trattamento secondo l’art. 6 LPD, l’obbligo d’informazione secondo l’art. 19 LPD, il registro delle attività di trattamento secondo l’art. 12 LPD nonché gli obblighi specifici in caso di decisioni individuali automatizzate secondo l’art. 21 LPD.

Accanto a ciò, l’art. 328b CO protegge specificamente la personalità dei lavoratori. Il datore di lavoro può trattare solo i dati che riguardano l’idoneità della persona assunta per il rapporto di lavoro o che sono necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro. Questo limite agisce in aggiunta alla LPD e restringe notevolmente lo spazio di manovra: un trattamento che sarebbe giustificabile secondo la LPD può essere illegittimo secondo l’art. 328b CO se non è legato all’idoneità o al contratto.

Molti datori di lavoro fanno firmare ai collaboratori un consenso generico al trattamento dei loro dati personali, spesso direttamente nel contratto di lavoro. Giuridicamente, questa pratica regge raramente: il Commissario federale alla protezione dei dati e alla trasparenza (IFPDT) e il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) hanno più volte stabilito che il consenso nel rapporto di lavoro, a causa dello squilibrio di potere, di norma non può essere dato volontariamente.

La domanda corretta non è quindi: «Come otteniamo il consenso?». La domanda è: «Su quale base giuridica trattiamo i dati personali dei collaboratori?».

Per i collaboratori con collegamento allo Spazio economico europeo entra in gioco anche il RGPD. L’art. 88 RGPD consente agli Stati membri regole specifiche per il contesto occupazionale; determinante è quindi spesso il diritto dello Stato in cui si svolge l’attività.

I dati HR sono informazioni particolarmente sensibili – dai numeri AVS alle indicazioni salariali fino ai dati sanitari. Ne derivano concreti punti di verifica per la scelta del sistema: un concetto pulito di ruoli e accessi, termini di conservazione definiti e documentati, procedure funzionanti di cancellazione e di accesso ai dati, nonché un registro delle attività di trattamento. Dove vengono impiegate decisioni individuali automatizzate o profilazione ad alto rischio, è inoltre necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

Conta anche la sede del server. I dati HR su server svizzeri sono considerati un vantaggio, perché si applica il diritto svizzero e si evitano trasferimenti negli USA. Le violazioni della protezione dei dati sono costose: secondo hr-onboarding.ch, il diritto svizzero prevede multe fino a 250'000 franchi, oltre a considerevoli rischi reputazionali. Se e come il sistema supporti tecnicamente questi requisiti appartiene quindi a ogni valutazione – una promessa scritta del fornitore da sola non basta.

Funzioni IA: valutare separatamente utilità e rischio

L’impiego dell’IA nelle HR è soggetto in Svizzera principalmente alla Legge sulla protezione dei dati (LPD), poiché spesso vengono trattati dati personali sensibili. Lo sottolinea l’avvocata Cornelia Mattig di HÄRTING Rechtsanwälte AG.

Processi critici come la selezione dei candidati o le analisi delle prestazioni sono considerati profilazione ad alto rischio. Trasparenza e una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) sono lì obbligatorie. I collaboratori devono essere informati prima dell’impiego dell’IA; la sorveglianza occulta è illegittima. In caso di assunzioni e licenziamenti va garantita una decisione finale umana, e gli effetti discriminatori nei dati di addestramento devono essere individuati e corretti attivamente.

Per la selezione questo significa: utilità e rischio delle funzioni IA vanno valutati separatamente. Un fornitore dovrebbe dimostrare in modo comprensibile come attua trasparenza, decisione finale umana e verifica della discriminazione. Importante è inoltre se il sistema possa essere gestito anche senza componenti IA – così l’azienda rimane operativa se una funzione non è sostenibile giuridicamente o professionalmente.

Interfacce e flusso di dati come test di idoneità quotidiana

Nella quotidianità, il flusso di dati decide sulla qualità di una soluzione HR. L’obiettivo è l’inserimento unico: i dati devono essere disponibili indipendentemente dal dispositivo e sincronizzati automaticamente, invece di essere inseriti nuovamente in ogni modulo.

In performis, i moduli scambiano i loro dati tramite interfacce standard aperte. Internamente ciò avviene con tutti i moduli della soluzione ERP e con le applicazioni MS Office. Esternamente esistono connessioni, tra l’altro, alla Comunicazione elettronica dei salari (ELM) per l’elaborazione salariale e a IncaMail per la trasmissione sicura dei dati.

Tali interfacce standard aperte sono centrali per le aziende svizzere, perché la comunicazione salariale alle casse di compensazione e la rilevazione delle assenze e del tempo di lavoro devono combaciare. I sistemi chiusi impongono lì, dove finisce l’automatismo, la rottura mediatica.

La domanda di verifica per ogni demo è quindi: quali dati migrano automaticamente dove, quali passaggi restano manuali – e cosa succede in caso di correzione? Chi li prova sulla base dei propri processi invece che sulla base di una presentazione standard, riconosce i punti deboli abbastanza presto.

Introduzione a tappe invece del Big Bang

Introdotto a tappe, un sistema ha maggiori probabilità di successo rispetto a un unico grande progetto. Si è rivelata efficace questa procedura: definire portata e sequenza dei moduli, pulire e migrare i dati anagrafici, definire ruoli e autorizzazioni, attivare i moduli passo dopo passo.

Seguono test con casi reali e formazioni per i responsabili HR e i collaboratori. A chiudere c’è il Go-Live – con un’assistenza definita per le prime settimane.

La migrazione dei dati merita particolare attenzione. I dati anagrafici, che oggi si trovano in programmi non sincronizzati e sono stati inseriti più volte, contengono per esperienza contraddizioni. Pulirli prima della migrazione costa meno che correggerli in seguito nel nuovo sistema.

Il modello di costo dovrebbe adattarsi alla suddivisione in tappe. Le soluzioni modulari permettono di licenziare inizialmente solo i moduli effettivamente necessari e di ampliarli in seguito – performis lo formula come «Paghi solo ciò di cui hai bisogno». Chi sceglie un sistema completo paga un volume funzionale che forse non verrà mai utilizzato.

Per la pianificazione questo significa: indicare sforzo e utilità per modulo, allineare la sequenza ai punti dolenti più urgenti e non legare il Go-Live a una data di calendario, bensì al completamento dei test.

Introduzione dei sistemi HR a tappe

Griglia decisionale per la selezione

I seguenti criteri raggruppano le sezioni precedenti e si prestano come lista di controllo uniforme per tutti i fornitori. Vi rientrano le competenze svizzere in materia di stipendi e assicurazioni sociali: imposta alla fonte, standard salariale CH 4.0, ELM e moduli salariali certificati swissdec. Vengono verificati anche la protezione dei dati con concetto di ruoli e accessi, termini di conservazione, procedure di cancellazione e di accesso ai dati, nonché indicazioni sulla sede del server.

Altri punti di verifica sono la gestione dell’IA, inclusa trasparenza, decisione finale umana e verifica della discriminazione. Contano inoltre interfacce e flusso di dati con sguardo all’inserimento unico e alle rotture mediatiche, modularità ed espandibilità, nonché sforzo e costi per introduzione e esercizio.

Per il confronto si consiglia un catalogo di domande scritto. Tutti i fornitori lo rispondono in modo identico. In aggiunta, ogni fornitore compila uno schema del proprio flusso di dati. Così le risposte diventano comparabili invece che vaghe.

È inoltre sensato definire la ponderazione dei criteri prima dei colloqui e protocollare la valutazione subito dopo ogni appuntamento. Alla fine non sta una classifica di funzioni, bensì la risposta alla domanda su quale sistema sostenga la propria azienda nei prossimi anni senza lavoro manuale successivo – professionalmente, giuridicamente e finanziariamente.