Accordo sul lavoro da casa: cosa regolare nel contratto di lavoro

Perché il lavoro da casa richiede un accordo esplicito

Il Codice delle obbligazioni (CO) non menziona esplicitamente il lavoro da casa e non contiene disposizioni specifiche. Non esiste un diritto legale al lavoro da casa; in linea di principio, la prestazione lavorativa deve essere resa personalmente e sul posto.

Senza una clausola contrattuale, né il datore di lavoro può ordinare unilateralmente il lavoro da casa, né il lavoratore può pretenderlo. Si raccomanda quindi un accordo scritto sul lavoro da casa o un regolamento aziendale. In tali documenti vengono fissati i presupposti, il numero ammissibile di giorni e le condizioni di revoca.

Il lavoro da casa può essere attraente per i datori di lavoro. Aumenta l’attrattiva come datore di lavoro, consente risparmi sugli affitti grazie alla riduzione degli spazi aziendali, diminuisce il traffico pendolare e crea maggiore flessibilità.

Lavoro da casa e telelavoro: termini e ambito di applicazione

Il telelavoro è un’attività prestata con mezzi di telecomunicazione, fondamentalmente in modo regolare come lavoro a distanza, che potrebbe essere svolta anche nei locali dell’organizzazione. Può essere esercitata in qualsiasi luogo, ad esempio in treno, in un’altra sede o in uno spazio di coworking.

Se il telelavoro viene prestato dal proprio domicilio, può essere definito lavoro da casa. Il lavoro da casa comprende attività svolte interamente o parzialmente, regolarmente o irregolarmente, a domicilio; il posto di lavoro domestico è normalmente collegato al posto di lavoro aziendale tramite mezzi di comunicazione elettronici.

L’accordo dovrebbe definire l’ambito di applicazione: quali attività sono incluse, in quali luoghi è consentito lavorare e quali modelli temporali si applicano (giorni di lavoro da casa regolari o irregolari, numero di giorni a settimana). Presupposto essenziale è che l’attività sia adatta al lavoro flessibile; ciò vale solo se la presenza sul luogo di lavoro non è strettamente necessaria.

Volume, orario di lavoro e reperibilità

L’accordo stabilisce quante ore e in quali fasce orarie si lavora e come viene registrato l’orario di lavoro. Durante il tempo concordato sussistono l’obbligo di lavorare e l’obbligo di reperibilità. I contenuti lavorativi pattuiti devono essere elaborati entro i parametri stabiliti.

Le prescrizioni della legge sul lavoro relative agli orari di lavoro e di riposo, nonché le norme sulla salute, si applicano senza restrizioni anche nel lavoro da casa. Anche in caso di lavoro a domicilio, il datore di lavoro deve vigilare sul rispetto di tali norme.

Inoltre, vanno regolati gli obblighi di presenza: in quali giorni o occasioni (riunioni di team, visite ai clienti, formazione) la presenza sul posto di lavoro aziendale è obbligatoria? È altresì necessario definire le finestre di reperibilità e i canali di comunicazione, affinché il confine tra tempo di lavoro e tempo libero rimanga chiaro.

Attrezzature, materiale e ripartizione dei costi

Secondo l’art. 327 cpv. 1 CO, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore le attrezzature e il materiale necessari per lo svolgimento del lavoro, salvo accordi diversi o consuetudini contrarie. Questo vale anche per il lavoro da casa. Se il lavoratore mette a disposizione attrezzature o materiale di propria proprietà, d’intesa con il datore di lavoro, ha diritto a un’indennità adeguata, salvo accordi diversi o consuetudini contrarie (art. 327 cpv. 2 CO).

Il datore di lavoro deve fornire o rimborsare le attrezzature e i materiali di lavoro, nonché altre spese necessarie per l’esecuzione del lavoro. Il Codice delle obbligazioni ammette deroghe a questa regola.

Se è il lavoratore a richiedere il lavoro da casa, non sorge alcun obbligo separato di indennizzo per l’affitto dell’abitazione o dell’ufficio. Se invece è il datore di lavoro a ordinare il lavoro da casa, egli deve corrispondere un’indennità adeguata per i locali.

L’accordo dovrebbe regolare quali attrezzature e materiali fornisce il datore di lavoro, se è consentito l’uso privato e come viene calcolata l’indennità per le attrezzature private messe a disposizione. Va inclusa anche l’obbligo di restituzione in caso di risoluzione del rapporto di lavoro.

In linea di principio, il lavoratore non può agire in giudizio per ottenere la predisposizione delle infrastrutture; tuttavia, in base all’obbligo di fedeltà di cui all’art. 321a CO, deve segnalare al datore di lavoro eventuali carenze nell’esecuzione. Esiste un diritto esigibile alla fornitura delle infrastrutture solo se il lavoratore ha un diritto all’occupazione.

Allestimento del posto di lavoro e obbligo di protezione

Il lavoro da casa non esonera il datore di lavoro dai suoi obblighi di protezione. Egli ha il dovere di tutelare la salute del lavoratore. La tutela della salute nel lavoro da casa è complessa, poiché il datore di lavoro non può verificare facilmente come è allestito il posto di lavoro domestico.

Al momento della stipula del contratto, dovrebbero essere affrontati l’allestimento e la configurazione del posto di lavoro: tipo e altezza della scrivania, sedia ergonomica, illuminazione, postazione video. Il datore di lavoro può prescrivere determinate dotazioni o fornire un sostegno finanziario.

Oltre all’obbligo di protezione del datore di lavoro, vale la responsabilità personale del lavoratore. L’accordo può stabilire che il lavoratore allestisca il posto di lavoro domestico secondo le indicazioni del datore di lavoro, segnali eventuali carenze e partecipi alle istruzioni sull’ergonomia.

Protezione dei dati, sicurezza informatica e responsabilità

Le disposizioni per la gestione dei dati sensibili continuano ad applicarsi anche nel lavoro da casa. Il datore di lavoro rimane responsabile della protezione dei dati e della sicurezza informatica e dovrebbe formulare prescrizioni concrete nell’accordo: uso di una connessione cifrata (VPN), dispositivi crittografati, password robuste, nessun accesso da parte di terzi, custodia sicura dei supporti dati.

La normale responsabilità del lavoratore per danni causati per negligenza o dolo non viene meno nel lavoro da casa. In caso di smarrimento o danneggiamento delle attrezzature di lavoro e di perdita di dati, occorre chiarire come sia ripartita la responsabilità e quali doveri di diligenza si applichino.

Il datore di lavoro deve garantire una scelta accurata (cura in eligendo), un’istruzione accurata (cura in instruendo) e una sorveglianza accurata (cura in custodiendo) del lavoratore. Fornendo l’infrastruttura di lavoro, può evitare svantaggi giuridici in materia di protezione dei dati e sicurezza informatica. Il lavoratore, da parte sua, deve segnalare al datore di lavoro eventuali carenze.

Chiarire preventivamente la copertura assicurativa e la responsabilità civile

Le questioni di responsabilità e la copertura assicurativa devono essere chiarite preventivamente con le compagnie assicurative e fissate nell’accordo sul lavoro da casa. In particolare, va verificato se la copertura assicurativa esistente si applichi anche al posto di lavoro domestico.

È necessario chiarire se gli infortuni sul lavoro avvenuti a casa siano coperti dall’assicurazione contro gli infortuni, se un’assicurazione di responsabilità civile copra i danni alle attrezzature o a terzi e se le attrezzature fornite dal datore di lavoro siano coperte dall’assicurazione del contenuto domestico. Va inoltre verificato se l’uso privato delle attrezzature sia coperto.

Il risultato di queste verifiche deve confluire nell’accordo, per evitare lacune in caso di sinistro. Dovrebbe essere ottenuta una conferma scritta dall’assicuratore.

Telelavoro transfrontaliero e assicurazioni sociali

La Svizzera e alcuni Stati dell’UE e dell’EFTA hanno firmato un accordo multilaterale. Secondo tale accordo, le persone possono svolgere telelavoro transfrontaliero fino al 50% (massimo il 49,9% del tempo di lavoro) nello Stato di residenza, fondamentalmente utilizzando mezzi informatici; la competenza per le assicurazioni sociali rimane nello Stato in cui ha sede il datore di lavoro. La regolamentazione è entrata in vigore il 1° luglio 2023.

L’eccezione si applica solo alle situazioni che coinvolgono due Stati firmatari dell’accordo. Non sono contemplate le persone che, oltre al telelavoro, esercitano abitualmente altre attività nello Stato di residenza (ad esempio visite regolari ai clienti o un’attività secondaria indipendente).

Non sono contemplate neppure le persone che lavorano additionally in un altro Stato UE o EFTA. Sono esclusi anche i lavoratori con un ulteriore datore di lavoro nell’UE o nell’EFTA, nonché i lavoratori indipendenti.

Affinché l’accordo si applichi ai loro lavoratori, i datori di lavoro svizzeri devono attivarsi presso la loro cassa di compensazione AVS tramite la piattaforma ALPS; informazioni più dettagliate si trovano nella circolare AVS n. 470. Per i frontalieri provenienti da Germania, Austria, Francia e Liechtenstein vale quanto segue: dal 1° luglio 2023 è possibile lavorare fino al 50% (massimo il 49,9% del tempo di lavoro totale) dallo Stato di residenza.

Per l’Italia, l’UFAS indica una regolamentazione divergente. Tale regolamentazione riguarda solo le assicurazioni sociali, non il diritto fiscale; le conseguenze fiscali devono essere esaminate separatamente.

Cifre e fatti sul telelavoro transfrontaliero

Revoca, adattamento e cessazione

Chi permette il lavoro da casa dovrebbe includere esplicitamente nell’accordo la possibilità di revoca. Senza tali clausole, il datore di lavoro non può ordinare unilateralmente il lavoro da casa.

Per la cessazione del rapporto di lavoro va regolato l’obbligo di restituzione: attrezzature di lavoro, materiale, chiavi, badge e autorizzazioni di accesso devono essere restituiti. Va inoltre chiarito come avviene il ritorno al posto di lavoro aziendale, con quale preavviso e con quali passaggi intermedi.

Le modifiche all’accordo, ad esempio un cambiamento del numero di giorni di lavoro da casa o delle finestre di reperibilità, dovrebbero avvenire per iscritto. Per la risoluzione del rapporto di lavoro si applicano le norme ordinarie di disdetta del Codice delle obbligazioni.

Checklist per l’integrazione contrattuale

Per l’integrazione del contratto è sufficiente una griglia di verifica compatta. Essa comprende l’ambito di applicazione, la riserva di revoca, l’orario di lavoro e la reperibilità, l’infrastruttura e la ripartizione dei costi, la tutela della salute, la protezione dei dati e la responsabilità, nonché la copertura assicurativa.