Choisir et implémenter des systèmes RH : critères pour les entreprises suisses

Ce que les systèmes RH doivent apporter aux entreprises suisses

Les logiciels RH regroupent des solutions numériques couvrant l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs : de la réception des candidatures aux processus administratifs du personnel et à la paie, en passant par la gestion des talents et la planification stratégique. C’est ainsi que la plateforme de comparaison HRNeeds définit le sujet.

Les modules typiques incluent le recrutement, la paie, l’enregistrement du temps de travail, l’intégration (onboarding) et la gestion des talents, ainsi que la gestion structurée de toutes les données relatives au personnel. Ces domaines s’imbriquent les uns dans les autres : lorsqu’un poste est pourvu, les mêmes données de base seront nécessaires ultérieurement pour le contrat, la paie, l’enregistrement du temps et l’évaluation.

L’avantage réside dans une base de données commune. Elle centralise différentes tâches RH en un seul endroit et remplace les tableaux manuels, sujets aux erreurs, par des processus standardisés, traçables et automatisés.

Pour les entreprises suisses, une seconde motivation s’ajoute. Selon HRNeeds, la complexité des cotisations AVS/AI/APG, le calcul de l’impôt à la source, les exigences de la Loi sur le travail (LTr) et la multitude de conventions collectives de travail (CCT) rendent une gestion RH assistée par logiciel non seulement plus efficace, mais aussi plus sûre juridiquement. Parallèlement, cela libère du temps pour l’accompagnement et le développement des collaboratrices et collaborateurs.

Distinguer les types de systèmes et les modèles d’exploitation

Un système d’information des ressources humaines (SIRH, ou HRIS/HRIM en anglais) saisit et gère de manière centralisée les données du personnel, les heures de présence, les données de rémunération et les preuves de performance. Il constitue la base de l’administration du personnel et de la paie, et représente pour de nombreuses entreprises la première étape judicieuse.

Le Human Capital Management (HCM) désigne la catégorie la plus complète : des solutions globales qui lient la planification du personnel, l’analyse de la main-d’œuvre (Workforce Analytics) et le développement stratégique du personnel aux fonctions administratives. Le terme n’est pas utilisé de manière uniforme – certains fournisseurs qualifient également des systèmes plus légers de HCM.

La structure technique est tout aussi décisive que la catégorie. Les solutions modulaires évoluent progressivement : la solution ERP performis peut être étendue, du module d’administration du personnel jusqu’à un logiciel RH complet. Les systèmes tout-en-un couvrent l’étendue fonctionnelle dès le départ, mais sont plus difficiles à exploiter partiellement.

La question décisive est donc la suivante : quelle structure convient à notre entreprise ? La taille, les processus, le paysage informatique et la volonté de développer le système sur plusieurs années sont déterminants.

Définir d’abord les besoins, puis explorer le marché

Selon HRNeeds, le logiciel RH approprié résulte de plusieurs critères, avant tout la taille de l’entreprise et les domaines fonctionnels réellement nécessaires. Avant toute comparaison de fournisseurs, il convient donc de dresser un bilan honnête : combien de collaboratrices et collaborateurs faut-il gérer, quels rôles et types de salaires existent, comment se déroulent actuellement les processus – et qui y participe ?

La qualité des données de base est tout aussi centrale. Des données de base bien entretenues sont considérées comme une condition préalable à une administration du personnel efficace : elles doivent être disponibles à tout moment dans toutes les applications, tandis que les données personnelles sensibles restent protégées.

C’est ici que se situe souvent le véritable problème dans de nombreuses entreprises : le département RH accomplit diverses tâches avec différents programmes qui ne communiquent pas entre eux et ne synchronisent pas leurs données. Les données doivent être saisies plusieurs fois et ne sont pas à jour simultanément. Un nouveau système ne résout cette situation initiale que si elle est identifiée avant l’évaluation.

Celui qui clarifie d’abord ses besoins avant d’explorer le marché évite l’erreur la plus fréquente. Sinon, on achète un système qui apporte des fonctions inutilisées tout en laissant béantes les lacunes décisives.

Liste de contrôle avant le choix d’un système RH : analyse des besoins

Paie, assurances sociales et CCT comme critère de sélection rigoureux

La Suisse dispose d’un réseau dense d’assurances sociales. En principe, toutes les personnes résidant ou travaillant en Suisse sont obligatoirement assurées à l’AVS ; la prévoyance vieillesse, survivants et invalidité repose sur les trois piliers de la prévoyance étatique, professionnelle et privée. Pour la paie, il en résulte des flux continus de cotisations et de déclarations auprès de plusieurs organes.

Selon HRNeeds, ce sont précisément ces points qui influencent le choix du système. Cela inclut la complexité des cotisations AVS/AI/APG, le calcul de l’impôt à la source, les exigences de la Loi sur le travail (LTr) et la multitude de conventions collectives de travail (CCT).

S’y ajoute l’aspect technique de la déclaration des salaires. Le module d’administration du personnel certifié swissdec de performis établit les fiches de salaire et de traitement, respecte la norme salariale CH 4.0 avec la déclaration électronique des salaires (DES) aux caisses de compensation et gère toutes les données et documents de manière centralisée. De telles certifications constituent un marqueur de qualité vérifiable – elles n’attestent toutefois que du domaine de la paie, pas de l’ensemble du système.

La question de contrôle décisive pour chaque offre est donc la suivante : le système couvre-t-il ces processus suisses sans retraitement manuel ? Et qui est responsable si une modification légale n’est pas reflétée à temps dans le système ?

Exigences légales suisses dans le logiciel RH

Vérifier la protection des données et de la personnalité dans le rapport de travail

En Suisse, deux cadres réglementaires s’appliquent parallèlement dans le rapport de travail. La Loi sur la protection des données (LPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) contient les obligations générales : les principes de traitement selon l’art. 6 LPD, l’obligation d’informer selon l’art. 19 LPD, le registre des activités de traitement selon l’art. 12 LPD ainsi que les obligations particulières lors de décisions individuelles automatisées selon l’art. 21 LPD.

Parallèlement, l’art. 328b CO protège spécifiquement la personnalité des travailleurs. L’employeur ne peut traiter que les données concernant l’aptitude de la personne engagée pour le rapport de travail ou nécessaires à l’exécution du contrat de travail. Cette limite s’ajoute à la LPD et restreint considérablement la marge de manœuvre : un traitement qui serait justifiable au regard de la LPD peut être inadmissible selon l’art. 328b CO s’il n’est pas lié à l’aptitude ou au contrat.

De nombreux employeurs font signer aux collaboratrices et collaborateurs une autorisation générale de traitement de leurs données personnelles, souvent directement dans le contrat de travail. Juridiquement, cette pratique tient rarement debout : le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et le Comité européen de la protection des données (CEPD) ont rappelé à plusieurs reprises que le consentement dans le rapport de travail ne peut généralement pas être donné librement en raison du déséquilibre des pouvoirs.

La question correcte n’est donc pas : « Comment obtenons-nous le consentement ? » Mais plutôt : « Sur quelle base légale traitons-nous les données personnelles des collaboratrices et collaborateurs ? »

Pour les collaboratrices et collaborateurs ayant un lien avec l’Espace économique européen, le RGPD s’applique également. L’art. 88 du RGPD permet aux États membres d’établir des règles spécifiques pour le contexte professionnel ; le droit de l’État où l’activité est exercée est donc souvent déterminant.

Les données RH sont des informations particulièrement sensibles – des numéros AVS aux indications salariales, en passant par les données de santé. Il en résulte des points de contrôle concrets pour le choix du système : un concept clair de rôles et d’accès, des délais de conservation définis et documentés, des procédures fonctionnelles de suppression et d’accès aux informations, ainsi qu’un registre des activités de traitement. Lorsque des décisions individuelles automatisées ou un profilage à risque élevé sont utilisés, une analyse d’impact relative à la protection des données est également requise.

L’emplacement des serveurs compte aussi. Les données RH sur des serveurs suisses sont considérées comme un avantage, car le droit suisse s’applique et les transferts vers les États-Unis sont évités. Les violations de la protection des données coûtent cher : selon hr-onboarding.ch, le droit suisse prévoit des amendes allant jusqu’à 250'000 francs, sans compter les risques importants pour la réputation. La manière dont le système soutient techniquement ces exigences doit donc faire partie de chaque évaluation – une promesse écrite du fournisseur ne suffit pas.

Fonctions IA : évaluer séparément l’utilité et le risque

L’utilisation de l’IA dans les RH est principalement soumise en Suisse à la Loi sur la protection des données (LPD), car elle traite souvent des données personnelles sensibles. C’est ce que souligne l’avocate Cornelia Mattig de HÄRTING Rechtsanwälte AG.

Les processus critiques tels que la sélection des candidats ou l’analyse des performances sont considérés comme du profilage à risque élevé. La transparence et une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) y sont obligatoires. Les collaboratrices et collaborateurs doivent être informés avant l’utilisation de l’IA ; la surveillance cachée est interdite. Lors des engagements et des licenciements, une décision finale humaine doit être garantie, et les effets discriminatoires dans les données d’entraînement doivent être activement détectés et corrigés.

Pour la sélection, cela signifie : l’utilité et le risque des fonctions IA doivent être évalués séparément. Un fournisseur devrait pouvoir démontrer de manière traçable comment il met en œuvre la transparence, la décision finale humaine et le contrôle des discriminations. Il est également important de savoir si le système peut fonctionner sans composants IA – ainsi, l’entreprise reste opérationnelle si une fonction n’est pas tenable juridiquement ou professionnellement.

Interfaces et flux de données comme test de pertinence quotidienne

Au quotidien, le flux de données détermine la qualité d’une solution RH. L’objectif est la saisie unique : les données doivent être disponibles indépendamment de l’appareil et synchronisées automatiquement, au lieu d’être saisies à nouveau dans chaque module.

Chez performis, les modules échangent leurs données via des interfaces standards ouvertes. En interne, cela se fait avec tous les modules de la solution ERP et avec les applications MS Office. En externe, des connexions existent notamment vers la Déclaration électronique des salaires (DES) pour la comptabilité des salaires et traitements, et vers IncaMail pour la transmission sécurisée des données.

De telles interfaces standards ouvertes sont centrales pour les entreprises suisses, car la déclaration des salaires aux caisses de compensation ainsi que l’enregistrement des absences et du temps de travail doivent correspondre. Les systèmes fermés imposent une rupture de média là où l’automatisation s’arrête.

La question de contrôle pour chaque démonstration est donc la suivante : quelles données migrent automatiquement où, quelles étapes restent manuelles – et que se passe-t-il en cas de correction ? Celui qui teste le système sur la base de ses propres processus plutôt que sur une présentation standard repère les faiblesses suffisamment tôt.

Implémentation par étapes plutôt que « Big Bang »

Mis en place par étapes, un système a plus de chances de réussir que lors d’un seul grand projet. La procédure suivante a fait ses preuves : définir l’étendue et l’ordre des modules, nettoyer et migrer les données de base, définir les rôles et les autorisations, activer les modules progressivement.

Viennent ensuite des tests avec des cas réels ainsi que des formations pour les responsables RH et les collaboratrices et collaborateurs. La phase finale est le Go-Live – avec un support défini pour les premières semaines.

La migration des données mérite une attention particulière. Les données de base, qui se trouvent aujourd’hui dans des programmes non synchronisés et ont été saisies plusieurs fois, contiennent经验des contradictions. Il est moins coûteux de les nettoyer avant la migration que de les corriger ultérieurement dans le nouveau système.

Le modèle de coûts devrait correspondre à cette approche par étapes. Les solutions modulaires permettent de ne licencier d’abord que les modules réellement nécessaires et de les étendre plus tard – performis formule cela ainsi : « Vous ne payez que ce dont vous avez besoin ». Celui qui choisit un système complet paie pour une étendue fonctionnelle qui ne sera peut-être jamais utilisée.

Pour la planification, cela signifie : détailler les efforts et les bénéfices par module, aligner l’ordre sur les points de douleur les plus urgents et ne pas lier le Go-Live à une date calendaire, mais à l’achèvement des tests.

Implémentation des systèmes RH par étapes

Grille de décision pour la sélection

Les critères suivants regroupent les sections précédentes et conviennent comme liste de contrôle uniforme pour tous les fournisseurs. Ils incluent la compétence en matière de paie et d’assurances sociales suisses : impôt à la source, norme salariale CH 4.0, DES et modules de paie certifiés swissdec. Sont également examinés la protection des données avec le concept de rôles et d’accès, les délais de conservation, les procédures de suppression et d’accès aux informations, ainsi que les indications sur l’emplacement des serveurs.

D’autres points de contrôle incluent la gestion de l’IA, y compris la transparence, la décision finale humaine et le contrôle des discriminations. S’y ajoutent les interfaces et le flux de données sous l’angle de la saisie unique et des ruptures de média, la modularité et l’évolutivité, ainsi que les efforts et les coûts lors de l’implémentation et de l’exploitation.

Pour la comparaison, il est recommandé d’utiliser un catalogue de questions écrit. Tous les fournisseurs y répondent de manière identique. En complément, chaque fournisseur remplit un schéma de son propre flux de données. Ainsi, les réponses deviennent comparables plutôt que fleuries.

Il est également judicieux de définir la pondération des critères avant les entretiens et de consigner l’évaluation immédiatement après chaque rendez-vous. À la fin, il ne s’agit pas d’un classement des fonctions, mais de la réponse à la question de savoir quel système soutiendra votre entreprise dans les prochaines années sans retraitement manuel – sur le plan professionnel, juridique et financier.