Regolamentare il lavoro da casa: basi giuridiche e prassi aziendale in Svizzera

Lavoro da casa: nessuna norma di legge specifica – decide il contratto individuale

La Svizzera non dispone di una normativa legale propria per il lavoro da casa (homeoffice). A fare stato sono le disposizioni del contratto individuale di lavoro ai sensi del Codice delle obbligazioni (art. 319 segg. CO). Chi ordina o richiede il lavoro da casa agisce quindi principalmente in base al contratto di lavoro individuale e alle regolamentazioni aziendali, non in virtù di un regime legale specifico per l’homeoffice.

In assenza di disposizioni contrarie, non sussiste alcun diritto legale al lavoro da casa. Alcuni contratti collettivi di lavoro (CCL) disciplinano il lavoro da casa; spesso però si limitano a enunciare principi generali senza istituire veri e propri diritti e obblighi.

Per motivi di sicurezza giuridica e trasparenza, è consigliabile fissare per iscritto tutti gli aspetti, ad esempio come integrazione tematica nel regolamento del personale vigente.

Disciplinare per iscritto: contratto di lavoro, regolamento del personale o accordo aggiuntivo

Una regolamentazione scritta è fortemente raccomandata per definire con chiarezza costi, entità temporale e responsabilità. Essa crea sicurezza giuridica e trasparenza nei confronti dei collaboratori, poiché rende esplicite le aspettative di entrambe le parti.

In particolare, occorre chiarire la questione dei costi – quali spese rimborsa il datore di lavoro e quali no –, l’entità temporale dell’attività svolta da casa, la responsabilità in caso di lavoro da casa e la gestione dei disturbi operativi. Rientrano in questo ambito anche la definizione del luogo di lavoro e le condizioni alle quali il datore di lavoro può ordinare ai collaboratori di rientrare nella sede aziendale.

Se questi punti figurino nel contratto di lavoro, nel regolamento del personale o in un accordo aggiuntivo è una questione organizzativa interna. L’essenziale è che la regolamentazione sia completa, priva di contraddizioni e facilmente reperibile dai collaboratori.

Entità temporale e quota massima di lavoro da casa

L’entità temporale del lavoro da casa può in linea di principio essere liberamente stabilita nel contratto di lavoro. L’esperienza degli ultimi anni mostra che molte aziende concedono ampia libertà ai propri dipendenti. In generale, si raccomanda di definire una quota massima.

Da distinguere è un eventuale «diritto al lavoro da casa». Un ordine impartito dal datore di lavoro o un obbligo imposto dalla legge di lavorare da casa non fondano di per sé un diritto individuale permanente a prestare la propria attività da domicilio. Chi intende rivendicare stabilmente il lavoro da casa necessita di una base contrattuale o regolamentare; una semplice raccomandazione o un’ordinanza autorità temporanea non sono sufficienti.

Costi, rimborso spese e rischio d’impresa

Il rischio d’impresa grava sul datore di lavoro. In caso di disturbi operativi come interruzioni di corrente o della connessione Internet, egli rimane tenuto al pagamento del salario. Se necessario, può ordinare che la prestazione lavorativa venga nuovamente eseguita presso la sede aziendale.

Se i dipendenti desiderano lavorare da casa di propria iniziativa e senza un imperativo motivo aziendale, di regola non hanno diritto al rimborso delle spese per elettricità, affitto o costi simili. Anche durante l’obbligo di lavorare da casa imposto per la pandemia, il datore di lavoro non doveva corrispondere tali indennizzi, poiché la misura era temporanea.

Chi decide caso per caso su una partecipazione ai costi dovrebbe farlo per iscritto e in modo trasparente. Una chiara regolamentazione dei costi nel contratto di lavoro o nel regolamento del personale evita successive discussioni su quali spese siano da considerare causate dall’attività professionale e quali no.

Rilevazione dell’orario di lavoro, durata massima del lavoro e tempi di riposo

La rilevazione dell’orario di lavoro è disciplinata per legge in Svizzera e serve a proteggere i collaboratori. Le basi principali figurano all’art. 46 della Legge sul lavoro (LL) nonché all’art. 73 dell’Ordinanza 1 sulla Legge sul lavoro (OLL 1). Per i collaboratori sottoposti alla Legge sul lavoro, i datori di lavoro devono tenere la documentazione necessaria relativa agli orari di lavoro e di riposo – a seconda della situazione, inizio e fine del lavoro, pause, lavoro supplementare e giorni di riposo.

La durata massima settimanale del lavoro in Svizzera ammonta di regola a 45 ore per i lavoratori nelle imprese industriali, il personale d’ufficio, tecnico e altri impiegati, nonché il personale di vendita nelle grandi imprese del commercio al dettaglio. Per molti altri lavoratori essa è di 50 ore. Inoltre, va rispettato原则上 un tempo di riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive.

A seconda della funzione, delle responsabilità e della regolamentazione aziendale, valgono diverse forme di rilevazione del tempo: rilevazione completa, rilevazione semplificata o, in casi eccezionali chiaramente definiti, la rinuncia alla rilevazione dettagliata. Soprattutto nelle aziende con percentuali di lavoro part-time, orario flessibile, lavoro da casa, servizio esterno o più sedi, una rilevazione pulita e uniforme diventa rapidamente complessa. Per questo motivo, molte PMI svizzere puntano su soluzioni digitali, che mappano centralmente regole ed elaborazioni.

Protezione della salute e sicurezza sul lavoro nel homeoffice

La Legge sul lavoro (LL) intende proteggere i lavoratori dalle pregiudizi alla salute sul posto di lavoro e prevenire i pericoli per la salute e le malattie professionali. Contiene prescrizioni sulla protezione generale della salute e sugli orari di lavoro e di riposo. Ne derivano obblighi sia per i datori di lavoro sia per i lavoratori.

La Legge sull’assicurazione contro gli infortuni (LAINF) obbliga i datori di lavoro a prevenire gli infortuni professionali e le malattie professionali: essi devono adottare tutte le misure necessarie secondo l’esperienza, applicabili secondo lo stato della tecnica e adeguate alle circostanze date. Nel lavoro da casa sorgono soprattutto questioni di ergonomia e allestimento del posto di lavoro – ad esempio l’allestimento della postazione, l’illuminazione e l’organizzazione delle pause e del movimento.

L’attuazione è controllata dagli ispettorati cantonali del lavoro. L’Ispettorato del lavoro del Cantone Zurigo, ad esempio, visita circa 2'300 aziende all’anno e pone l’accento sulla sicurezza sul lavoro e la protezione della salute. Le aziende dovrebbero quindi essere in grado di dimostrare anche per i posti di lavoro in homeoffice come adempiono ai loro obblighi di protezione.

Lavoro da casa transfrontaliero: assicurazioni sociali dal 25 per cento

Se un lavoratore assunto da un datore di lavoro svizzero con cittadinanza UE/AELS lavora regolarmente da casa nel suo Stato di residenza nell’UE o nell’AELS, ciò può avere conseguenze finanziarie di vasta portata per il datore di lavoro svizzero. A partire da una quota di lavoro da casa del 25 per cento, il lavoratore viene trattato ai fini delle assicurazioni sociali come se esercitasse la sua attività complessivamente nello Stato di residenza. Tutti i contributi sociali devono allora essere versati nello Stato di residenza.

Per il datore di lavoro ciò può comportare svantaggi finanziari: contributi sociali più elevati, maggiore onere amministrativo o parzialmente costi salariali accessori aggiuntivi. Chi desidera evitarli può limitare contrattualmente la quota temporale del lavoro da casa al di sotto del 25 per cento.

Un’eccezione vale se si applica l’Accordo sulla libera circolazione delle persone (ALCP); in tal caso i contributi alle assicurazioni sociali non cambiano nonostante il lavoro transfrontaliero a partire da una quota del 25 per cento. Se e in quale misura una tale regolamentazione si applichi va verificato caso per caso e inserito nell’accordo scritto con i collaboratori interessati.

Dall’obbligo di homeoffice legato alla pandemia alla raccomandazione odierna

Durante la pandemia di Corona vigeva un obbligo temporaneo di lavorare da casa. Secondo l’articolo 10 capoverso 3 dell’Ordinanza Covid-19, i datori di lavoro dovevano ordinare il lavoro da casa ovunque fosse «possibile in base al tipo di attività e realizzabile con uno sforzo proporzionato». Dal 18 gennaio 2021 questo obbligo valeva fino a nuovo avviso.

Nella conferenza stampa del 13 gennaio 2021, il Consiglio federale ha spiegato che il concetto di sforzo proporzionato lasciava consapevolmente margine di manovra ai datori di lavoro. Se un datore di lavoro, dopo un esame approfondito, giungeva alla conclusione che il lavoro da casa era escluso per una parte del suo personale, i lavoratori dovevano accettarlo.

Il 17 febbraio 2022 il Consiglio federale ha abrogato la raccomandazione sul lavoro da casa successiva alla pandemia di Corona. Oggi non sussiste più alcun obbligo generale di ordinare il lavoro da casa. A fare stato sono nuovamente le regolamentazioni contrattuali e regolamentari della singola azienda.

Sviluppo delle regolamentazioni sul lavoro da casa in Svizzera dal 2020

Attuazione nella prassi aziendale: regole, rilevazione, comunicazione

Per le PMI svizzere si raccomanda un quadro uniforme: rilevazione digitale centrale degli orari, regolamenti chiari e processi definiti con competenze inequivocabili. La rilevazione dell’orario di lavoro non è solo una questione organizzativa, ma parte di una gestione aziendale giuridicamente sicura.

Registrazioni incomplete o contraddittorie possono diventare problematiche in caso di controlli, richieste o controversie di diritto del lavoro. La rilevazione diventa particolarmente impegnativa nelle aziende con percentuali di lavoro part-time, orario flessibile, lavoro da casa, servizio esterno o più sedi – ovvero proprio lì dove il lavoro da casa è frequente.

Le basi giuridiche pertinenti sono pubblicate nella Raccolta sistematica del diritto federale (Fedlex); informazioni supplementari sono fornite dalla SECO. Le aziende dovrebbero verificare periodicamente le loro regolamentazioni e confrontarle con la prassi vissuta, affinché le prescrizioni contrattuali, la rilevazione degli orari e la comunicazione verso i collaboratori siano coerenti.