Spese nel home office: chi paga affitto, Internet ed elettricità?

Risposta breve: chi sostiene i costi di affitto, elettricità e Internet nel home office

Manca una regola forfettaria generale. Secondo l’art. 327a CO il datore di lavoro deve rimborsare al lavoratore «tutte le spese necessarie derivanti dall’esecuzione del lavoro», anche nel home office.

Se a queste spese rientrino anche l’affitto, l’elettricità o Internet dipende da due fattori. Primo: se il datore di lavoro ha imposto il home office o se è stato scelto volontariamente dal collaboratore. Secondo: se la spesa è necessaria per lo svolgimento dell’attività e risponde all’interesse del datore di lavoro.

Nel caso del home office volontario, quando in azienda è messo a disposizione un posto di lavoro completamente attrezzato, il datore non è tenuto né ad allestire la postazione domestica né a versare un’indennità. Nel home office imposto, invece, egli assume la responsabilità di fornire il materiale necessario o di corrispondere un’indennità adeguata; il rimborso delle spese per elettricità e Internet è dovuto se il lavoro viene svolto nell’interesse del datore.

Imposto o volontario: la distinzione decisiva

Home office imposto: il datore di lavoro stabilisce i giorni e la quota di prestazione lavorativa da svolgere a domicilio, e in azienda non è disponibile un posto di lavoro fisso. Questa configurazione viene di norma fissata nel contratto di lavoro o in un accordo supplementare. Il datore deve equipaggiare i collaboratori con il materiale necessario o indennizzare in modo adeguato l’utilizzo privato. Se già al momento dell’assunzione è chiaro che l’orario di lavoro verrà svolto interamente a domicilio, può sussistere un diritto a un’indennità.

Si parla di home office volontario quando il collaboratore sceglie autonomamente i giorni e la quota di lavoro a domicilio, l’intesa rimane spesso orale e in azienda è disponibile un posto di lavoro completamente attrezzato. In questo caso il collaboratore deve provvedere personalmente a poter lavorare a casa alle stesse condizioni. Il datore di lavoro è esonerato dai costi aggiuntivi.

Per distinguere concretamente le due situazioni: se il datore richiede due giorni su cinque di lavoro a domicilio e in ufficio non è più disponibile alcun posto di lavoro, scatta il suo obbligo di rimborso delle spese. Se invece qualcuno lavora volontariamente un giorno alla settimana a casa, mentre la scrivania in ufficio resta riservata, tale obbligo non sussiste.

Affitto, elettricità, riscaldamento, Internet: come determinare la quota

Nel caso di home office imposto il datore può rimborsare inoltre una quota proporzionale dei costi infrastrutturali per affitto, elettricità e Internet. La ripartizione segue la quota di home office in rapporto al tempo di lavoro totale: chi lavora ad esempio due giorni su cinque a casa calcola la relativa quota della fattura mensile. Per affitto e riscaldamento è più difficile dimostrare nella pratica la quota professionale rispetto all’elettricità, che può essere ripartita in modo verificabile sulla base della fattura del fornitore.

Per le spese di comunicazione è rimborsabile soltanto la quota professionale. Se il collegamento telefonico fisso o mobile privato viene utilizzato regolarmente per motivi professionali, i costi dell’abbonamento e delle chiamate possono essere fatti valenti nella misura professionale; per la connessione Internet viene detratta la quota attribuibile al home office.

Non rientrano nei rimborsi i servizi di streaming come Netflix o Spotify, l’uso privato dei social media, gli abbonamenti gaming e la quota puramente privata dei costi telefonici e di Internet. Di norma non vengono rimborsati laptop o smartphone privati non imposti dal datore di lavoro.

Spese di comunicazione rimborsabili nel home office

Attrezzature e materiale: obbligo del datore, limiti in caso di uso privato

Secondo l’art. 327 CO il datore di lavoro deve fornire ai collaboratori tutti i mezzi di lavoro necessari – anche nel home office. Se per lavorare serve un secondo monitor, lo paga l’azienda. Sono rimborsabili anche i materiali di consumo come carta per stampante, toner e supporti USB, nonché i media digitali specialistici, i portali settoriali e gli abbonamenti software necessari per l’attività professionale.

Il limite sta nell’uso privato concomitante: se i dispositivi possono essere utilizzati anche privatamente, il datore è tenuto a coprire i costi solo parzialmente. Datore e collaboratore possono concordare una diversa chiave di ripartizione dei costi, soluzione sensata soprattutto quando la nuova attrezzatura serve anche per uso privato.

Forfait o ricevuti singoli: rendicontazione e certificato di salario

Per la rendicontazione esistono due vie. Con il metodo forfettario il datore fissa un importo mensile fisso in un regolamento sulle spese approvato a livello cantonale; un forfait scritto per le spese è ammissibile se copre tutti i costi necessari. Con il metodo effettivo vengono presentati i ricevuti singoli e documentata la quota professionale: ciò implica più oneri amministrativi, ma rispecchia più accuratamente il dispendio reale.

Ai fini della dichiarazione fiscale vale la seguente distinzione: le spese di comunicazione forfettarie figurano nel certificato di salario alla voce 13.1.3, i rimborsi effettivi alla voce 13.2.

Mettere per iscritto: cosa deve contenere l’accordo sul home office

Datore e collaboratore dovrebbero regolare in modo vincolante l’obbligo di copertura dei costi, un’eventuale ripartizione e gli altri diritti e doveri legati al home office nel contratto di lavoro o in un regolamento aziendale. Questo vale soprattutto se il home office è previsto regolarmente e a lungo termine. Un’intesa orale lascia aperta la questione di chi, in caso di controversia, debba provare quali costi.

In concreto vanno chiariti: la quota di home office e i giorni fissi della settimana; chi fornisce quali dispositivi e a chi appartengono; l’assunzione dei costi di affitto, elettricità, riscaldamento, Internet e telefonia mobile, inclusa la chiave di ripartizione. Da regolamentare anche: la modalità di rendicontazione (forfait nel regolamento sulle spese oppure ricevuti singoli con quota professionale documentata); la disciplina per i dispositivi usati sia privatamente sia professionalmente; nonché la restituzione dell’attrezzatura in caso di uscita dall’azienda.

Spese non rimborsate: questioni probatorie e termini di prescrizione

Per le spese non rimborsate sorgono questioni relative alla prova e alla prescrizione. Vengono rimborsate soltanto le spese necessarie e proporzionate. Sono quindi utili un elenco completo dei giorni di home office, le fatture dei fornitori di elettricità e Internet, la prova della quota professionale nonché le ricevute per materiali di consumo e attrezzature. Una ricostruzione successiva è nettamente più difficile rispetto a una registrazione continua.

Per le spese non rimborsate vale un termine di prescrizione di cinque anni. Chi lavora oltre confine dovrebbe documentare inoltre i giorni di home office, poiché per i frontalieri fino al 50% (massimo il 49,9% del tempo di lavoro totale) può essere prestato nello Stato di residenza senza che cambi la competenza per le assicurazioni sociali.