Auslagen im Homeoffice: Wer zahlt Miete, Internet und Strom?

Kurz beantwortet: Wer für Miete, Strom und Internet im Homeoffice aufkommt

Eine pauschale Regel fehlt. Nach Art. 327a OR schuldet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden «alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen» – auch im Homeoffice.

Ob Miete, Strom oder Internet dazugehören, hängt von zwei Punkten ab. Erstens: ob der Arbeitgeber das Homeoffice angeordnet hat oder ob es freiwillig gewählt wurde. Zweitens: ob die Auslage für die Arbeit notwendig ist und im Interesse des Arbeitgebers liegt.

Beim freiwilligen Homeoffice, bei dem im Betrieb ein voll ausgerüsteter Arbeitsplatz bereitsteht, muss der Arbeitgeber den Heimarbeitsplatz weder ausrüsten noch dafür Entschädigung zahlen. Beim angeordneten Homeoffice trägt er die Verantwortung für die Bereitstellung von Material oder eine angemessene Entschädigung; Auslagenersatz für Strom und Internet schuldet er, wenn die Arbeit in seinem Interesse erfolgt.

Angeordnet oder freiwillig: die entscheidende Weiche

Angeordnetes Homeoffice: Der Arbeitgeber gibt Tage und Anteil der Arbeitsleistung im Homeoffice vor, und im Betrieb steht kein fester Arbeitsplatz zur Verfügung. Diese Konstellation wird in der Regel im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung festgehalten. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeitenden mit dem nötigen Material ausstatten oder die private Nutzung angemessen entschädigen. Steht bei Stellenantritt bereits fest, dass die Arbeitsstunden vollständig zu Hause geleistet werden, kann ein Entschädigungsanspruch bestehen.

Freiwilliges Homeoffice liegt vor, wenn der Arbeitnehmende Homeoffice-Tage und Pensum selbst wählt, die Absprache oft mündlich bleibt und im Betrieb ein voll ausgerüsteter Arbeitsplatz vorhanden ist. Dann muss der Arbeitnehmende selbst dafür sorgen, zu Hause unter denselben Bedingungen arbeiten zu können. Der Arbeitgeber ist von den Zusatzkosten befreit.

Zur praktischen Abgrenzung: Verlangt der Arbeitgeber zwei von fünf Arbeitstagen im Homeoffice und steht im Büro kein Arbeitsplatz mehr zur Verfügung, ist seine Auslagepflicht ausgelöst. Arbeitet jemand freiwillig einen Tag pro Woche zu Hause, während der Bürotisch reserviert bleibt, entfällt sie.

Miete, Strom, Heizung, Internet: wie der Anteil bestimmt wird

Bei angeordnetem Homeoffice kann der Arbeitgeber zusätzlich einen anteiligen Infrastrukturbeitrag für Miete, Strom und Internet erstatten. Die Aufteilung folgt dem Homeoffice-Pensum im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit: Wer etwa zwei von fünf Arbeitstagen zu Hause arbeitet, rechnet den entsprechenden Anteil der Monatsrechnung ab. Bei Miete und Heizung lässt sich der Geschäftsanteil in der Praxis schwieriger belegen als bei Strom, der sich über die Rechnung des Versorgers nachvollziehbar aufteilen lässt.

Bei Kommunikationsspesen ist nur der geschäftliche Anteil erstattungsfähig. Wird der private Festnetz- oder Mobilanschluss regelmässig geschäftlich genutzt, können Abo- und Gesprächskosten im geschäftlichen Umfang geltend gemacht werden; beim Internetanschluss wird der auf das Homeoffice entfallende Anteil abgezogen.

Nicht darunter fallen Streaming-Dienste wie Netflix oder Spotify, private Social-Media-Nutzung, Gaming-Abonnements und der rein private Anteil von Telefon- und Internetkosten. In der Regel nicht erstattet werden private Laptops oder Smartphones, die der Arbeitgeber nicht angeordnet hat.

Erstattungsfähige Kommunikationskosten im Homeoffice

Arbeitsgeräte und Material: Pflicht des Arbeitgebers, Grenzen bei Privatnutzung

Nach Art. 327 OR muss der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausstatten – auch im Homeoffice. Ist ein zweiter Bildschirm für die Arbeit erforderlich, bezahlt ihn die Firma. Erstattungsfähig sind auch Verbrauchsmaterial wie Druckerpapier, Toner und USB-Speicher sowie beruflich notwendige digitale Fachmedien, Branchenportale und Software-Abonnements.

Die Grenze liegt bei der privaten Mitnutzung: Dürfen Geräte auch privat verwendet werden, besteht nur eine teilweise Kostenpflicht des Arbeitgebers. Arbeitgeber und Arbeitnehmende können einen anderen Kostenschlüssel vereinbaren – sinnvoll vor allem, wenn die neue Ausrüstung auch der Privatnutzung dient.

Pauschale oder Einzelbelege: Abrechnung und Lohnausweis

Für die Abrechnung gibt es zwei Wege. Bei der Pauschalmethode legt der Arbeitgeber in einem kantonal genehmigten Spesenreglement einen festen monatlichen Betrag fest; eine schriftliche Pauschale für Auslagen ist zulässig, wenn sie alle notwendigen Kosten deckt. Bei der Effektivmethode werden Einzelbelege eingereicht und der Geschäftsanteil dokumentiert – das bedeutet mehr Administration, bildet den tatsächlichen Aufwand aber genauer ab.

Für die Deklaration zählt die Unterscheidung: Pauschale Kommunikationsspesen erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.3, effektive Erstattungen unter Ziffer 13.2.

Schriftlich festhalten: was in die Homeoffice-Vereinbarung gehört

Arbeitgeber und Arbeitnehmende sollten die Kostenpflicht, ein allfälliges Splitting und die übrigen Rechte und Pflichten im Homeoffice im Arbeitsvertrag oder in einem Betriebsreglement verbindlich regeln. Das gilt vor allem, wenn Homeoffice regelmässig und auf Dauer vorgesehen ist. Eine mündliche Absprache lässt offen, wer bei einem Streit welche Kosten belegt.

Konkret zu klären sind: Homeoffice-Pensum und feste Wochentage; wer welche Geräte stellt und wem sie gehören; die Übernahme von Miete, Strom, Heizung, Internet und Mobilfunk einschliesslich Verteilschlüssel. Ebenfalls zu regeln: der Abrechnungsweg (Pauschale im Spesenreglement oder Einzelbelege mit dokumentiertem Geschäftsanteil); die Regelung für gemischte privat-geschäftliche Geräte; sowie die Rückgabe der Ausrüstung bei Austritt.

Nicht entschädigte Auslagen: Beweisfragen und Fristen

Bei nicht entschädigten Auslagen stellen sich Beweis- und Verjährungsfragen. Erstattet werden nur notwendige und verhältnismässige Auslagen. Hilfreich sind deshalb eine lückenlose Liste der Homeoffice-Tage, Rechnungen des Strom- und Internetversorgers, der Nachweis des Geschäftsanteils sowie Quittungen für Verbrauchsmaterial und Geräte. Eine nachträgliche Rekonstruktion ist deutlich schwieriger als eine laufend geführte Aufstellung.

Für nicht entschädigte Auslagen gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Wer grenzüberschreitend arbeitet, sollte die Homeoffice-Tage zusätzlich dokumentieren, weil bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern bis zu 50 % (maximal 49,9 % der Gesamtarbeitszeit) im Wohnstaat geleistet werden dürfen, ohne dass die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen wechselt.