Frais du home office : qui paie le loyer, l’internet et l’électricité ?

En bref : qui assume les coûts de loyer, d’électricité et d’internet en home office

Il n’existe pas de règle forfaitaire générale. Selon l’art. 327a CO, l’employeur doit rembourser au travailleur «tous les frais nécessaires à l’exécution du travail», y compris dans le cadre du home office.

La prise en charge du loyer, de l’électricité ou de l’internet dépend de deux éléments. Premièrement : si le home office a été imposé par l’employeur ou s’il est choisi volontairement. Deuxièmement : si la dépense est nécessaire à l’exécution du travail et sert les intérêts de l’employeur.

Dans le cas d’un home office volontaire, alors qu’un poste de travail entièrement équipé est disponible dans l’entreprise, l’employeur n’est ni tenu d’équiper le domicile ni de verser une indemnité. En revanche, lorsque le home office est imposé, l’employeur assume la responsabilité de fournir le matériel ou de verser une indemnité appropriée ; il doit rembourser les frais d’électricité et d’internet si le travail est effectué dans son intérêt.

Imposé ou volontaire : la distinction déterminante

Home office imposé : l’employeur fixe les jours et la proportion du temps de travail à effectuer à domicile, et aucun poste de travail fixe n’est disponible dans l’entreprise. Cette configuration est généralement consignée dans le contrat de travail ou dans un avenant. L’employeur doit mettre à disposition des collaborateurs le matériel nécessaire ou indemniser de manière appropriée l’utilisation privée. S’il est établi dès l’embauche que les heures de travail seront intégralement prestées à domicile, un droit à indemnisation peut exister.

Le home office volontaire s’applique lorsque le travailleur choisit lui-même les jours et le volume de travail à domicile, que l’accord reste souvent oral et qu’un poste de travail entièrement équipé est disponible dans l’entreprise. Dans ce cas, le travailleur doit veiller lui-même à pouvoir travailler à domicile dans les mêmes conditions. L’employeur est exonéré des coûts supplémentaires.

Pour une délimitation pratique : si l’employeur exige deux jours sur cinq en home office et qu’aucun poste de travail n’est plus disponible au bureau, son obligation de remboursement des frais est engagée. Si quelqu’un travaille volontairement un jour par semaine à domicile tandis que son bureau reste réservé, cette obligation ne s’applique pas.

Loyer, électricité, chauffage, internet : comment déterminer la part

En cas de home office imposé, l’employeur peut en outre rembourser une quote-part des frais d’infrastructure pour le loyer, l’électricité et l’internet. La répartition suit le taux de home office par rapport au temps de travail total : celui qui travaille par exemple deux jours sur cinq à domicile impute la part correspondante de la facture mensuelle. Pour le loyer et le chauffage, il est plus difficile en pratique de prouver la part professionnelle que pour l’électricité, dont la répartition peut se faire de manière vérifiable sur la base de la facture du fournisseur.

S’agissant des frais de communication, seule la part professionnelle est remboursable. Si la ligne fixe ou mobile privée est régulièrement utilisée à des fins professionnelles, les coûts d’abonnement et de communication peuvent être réclamés dans la mesure professionnelle ; pour la connexion internet, la part attribuable au home office est déduite.

Ne sont pas concernés les services de streaming comme Netflix ou Spotify, l’utilisation privée des réseaux sociaux, les abonnements gaming ainsi que la part strictement privée des frais téléphoniques et internet. En règle générale, les ordinateurs portables ou smartphones privés non exigés par l’employeur ne sont pas remboursés.

Frais de communication remboursables en home office

Équipements et matériel : obligation de l’employeur, limites en cas d’usage privé

Selon l’art. 327 CO, l’employeur doit équiper ses collaborateurs de tous les moyens de travail nécessaires – y compris en home office. Si un deuxième écran est requis pour le travail, l’entreprise en assume le coût. Sont également remboursables les consommables tels que le papier d’imprimante, les toners et les clés USB, ainsi que les médias spécialisés numériques, les portails sectoriels et les abonnements logiciels nécessaires à l’activité professionnelle.

La limite se situe au niveau de l’usage privé concomitant : si les équipements peuvent aussi être utilisés à titre privé, l’employeur n’est tenu de prendre en charge qu’une partie des coûts. L’employeur et le travailleur peuvent convenir d’une autre clé de répartition des coûts, ce qui est particulièrement pertinent lorsque le nouvel équipement sert aussi à un usage privé.

Forfait ou justificatifs individuels : comptabilisation et certificat de salaire

Deux méthodes existent pour la comptabilisation. Avec la méthode forfaitaire, l’employeur fixe un montant mensuel fixe dans un règlement des frais approuvé au niveau cantonal ; un forfait écrit pour les frais est admissible s’il couvre tous les coûts nécessaires. Avec la méthode effective, des justificatifs individuels sont remis et la part professionnelle est documentée – cela implique davantage de tâches administratives, mais reflète plus précisément les dépenses réelles.

Pour la déclaration, la distinction est importante : les frais de communication forfaitaires apparaissent sous le chiffre 13.1.3 du certificat de salaire, tandis que les remboursements effectifs figurent sous le chiffre 13.2.

Consigner par écrit : ce que doit contenir l’accord de home office

L’employeur et le travailleur devraient régler de manière contraignante l’obligation de prise en charge des coûts, une éventuelle répartition ainsi que les autres droits et obligations liés au home office dans le contrat de travail ou dans un règlement d’entreprise. Cela vaut surtout lorsque le home office est prévu régulièrement et durablement. Un accord oral laisse dans l’incertitude la question de savoir qui devra prouver quels coûts en cas de litige.

Les points suivants doivent être clarifiés concrètement : le taux de home office et les jours fixes de la semaine ; qui fournit quels équipements et à qui ils appartiennent ; la prise en charge du loyer, de l’électricité, du chauffage, d’internet et de la téléphonie mobile, y compris la clé de répartition. Il convient également de régler : la modalité de comptabilisation (forfait dans le règlement des frais ou justificatifs individuels avec part professionnelle documentée) ; la règle applicable aux équipements à usage mixte privé-professionnel ; ainsi que la restitution du matériel lors du départ.

Frais non indemnisés : questions de preuve et délais

Pour les frais non indemnisés, se posent des questions de preuve et de prescription. Seuls les frais nécessaires et proportionnés sont remboursés. Il est donc utile de tenir une liste exhaustive des jours de home office, de conserver les factures des fournisseurs d’électricité et d’internet, de prouver la part professionnelle ainsi que de garder les reçus pour les consommables et les équipements. Une reconstitution a posteriori est nettement plus difficile qu’une tenue régulière des comptes.

Un délai de prescription de cinq ans s’applique aux frais non indemnisés. Ceux qui travaillent transfrontaliers devraient également documenter leurs jours de home office, car les frontaliers sont autorisés à prester jusqu’à 50 % (au maximum 49,9 % du temps de travail total) dans leur État de résidence sans que la compétence en matière d’assurances sociales ne change.