Homeoffice-Vereinbarung: Was im Arbeitsvertrag geregelt werden sollte

Warum Homeoffice eine ausdrückliche Vereinbarung braucht

Das Obligationenrecht erwähnt Homeoffice nicht ausdrücklich und enthält keine speziellen Regelungen. Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht nicht; grundsätzlich ist die Arbeitsleistung persönlich und vor Ort zu erbringen.

Ohne vertragliche Klausel kann weder der Arbeitgeber Homeoffice einseitig anordnen noch der Arbeitnehmer darauf bestehen. Empfohlen ist eine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung oder ein Reglement. Darin werden Voraussetzungen, zulässige Anzahl Tage und Widerrufsbedingungen festgehalten.

Homeoffice kann für Arbeitgeber attraktiv sein. Es erhöht die Arbeitgeberattraktivität, ermöglicht durch die Reduktion von Geschäftsräumlichkeiten Mietzinseinsparungen, verringert den Pendlerverkehr und schafft mehr Flexibilität.

Homeoffice und Telearbeit: Begriffe und Geltungsbereich

Telearbeit ist Arbeit, die mit Telekommunikationsmitteln und grundsätzlich regelmässig als Fernarbeit geleistet wird und auch in den Räumlichkeiten der Organisation möglich wäre. Sie kann an jedem beliebigen Ort erbracht werden, etwa im Zug, in einer anderen Niederlassung oder in einem Coworking Space.

Leistet man Telearbeit von zu Hause aus, kann sie als Homeoffice bezeichnet werden. Homeoffice umfasst Arbeiten, die ganz oder teilweise, regelmässig oder unregelmässig zu Hause verrichtet werden; der häusliche Arbeitsplatz ist normalerweise über elektronische Kommunikationsmittel mit dem betrieblichen Arbeitsplatz verbunden.

Die Vereinbarung sollte den Geltungsbereich festlegen: welche Tätigkeiten erfasst sind, an welchen Orten gearbeitet werden darf und welche zeitlichen Modelle gelten (regelmässige oder unregelmässige Homeoffice-Tage, Anzahl Tage pro Woche). Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit für flexibles Arbeiten geeignet ist; das ist nur der Fall, wenn die Anwesenheit am Arbeitsort nicht zwingend erforderlich ist.

Umfang, Arbeitszeit und Erreichbarkeit

Die Vereinbarung legt fest, wie viele Stunden und zu welchen Zeiten gearbeitet wird und wie die Arbeitszeit erfasst wird. Während der vereinbarten Zeit besteht Arbeitspflicht und Erreichbarkeitspflicht. Abgemachte Arbeitsinhalte sind innerhalb der Vorgaben zu erarbeiten.

Die arbeitsgesetzlichen Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten sowie die Gesundheitsvorschriften gelten im Homeoffice uneingeschränkt. Auch bei Heimarbeit muss der Arbeitgeber für deren Einhaltung sorgen.

Zusätzlich sind Präsenzpflichten zu regeln: An welchen Tagen oder Anlässen (Teamsitzungen, Kundenbesuche, Ausbildung) ist die Anwesenheit am Betriebsarbeitsplatz zwingend? Ebenso sind Erreichbarkeitsfenster und Kanäle zu definieren, damit die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit klar bleibt.

Arbeitsgeräte, Material und Kostentragung

Nach Art. 327 Abs. 1 OR muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material ausrüsten, die dieser zur Arbeit benötigt, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist. Das gilt auch im Homeoffice. Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst Geräte oder Material zur Verfügung, ist er dafür angemessen zu entschädigen, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist (Art. 327 Abs. 2 OR).

Der Arbeitgeber muss Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien stellen oder bezahlen, ebenso andere für die Arbeitsausführung notwendige Spesen. Das Obligationenrecht lässt abweichende Regelungen zu.

Wünscht der Arbeitnehmer Homeoffice, entsteht keine separate Entschädigungspflicht für die Wohnungs- oder Büromiete. Ordnet der Arbeitgeber Homeoffice an, schuldet er eine angemessene Entschädigung für die Räumlichkeiten.

Die Vereinbarung sollte regeln, welche Geräte und Materialien der Arbeitgeber bereitstellt, ob eine private Nutzung erlaubt ist und wie eine Entschädigung für privat gestellte Geräte berechnet wird. Aufzunehmen ist auch die Ablieferungspflicht bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer nicht auf die Vornahme von Infrastrukturvorbereitungen klagen; aufgrund der Treuepflicht nach Art. 321a OR muss er den Arbeitgeber jedoch auf Ausführungsmängel hinweisen. Ein durchsetzbarer Anspruch auf Infrastrukturbereitstellung besteht, wenn der Arbeitnehmer ein Recht auf Beschäftigung hat.

Arbeitsplatzgestaltung und Fürsorgepflicht

Homeoffice entbindet den Arbeitgeber nicht von seinen Fürsorgepflichten. Er hat die Gesundheit des Arbeitnehmers zu schützen. Der Gesundheitsschutz ist im Homeoffice insofern schwierig, als der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres prüfen kann, wie der häusliche Arbeitsplatz eingerichtet ist.

Bei Vertragsabschluss sollten Arbeitsplatzeinrichtung und Arbeitsplatzgestaltung angesprochen werden: Art und Höhe des Tisches, ergonomischer Stuhl, Beleuchtung, Bildschirmarbeitsplatz. Der Arbeitgeber kann bestimmte Ausstattungen vorschreiben oder finanziell unterstützen.

Neben der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gilt die Eigenverantwortung des Arbeitnehmers. Die Vereinbarung kann festhalten, dass der Arbeitnehmer den häuslichen Arbeitsplatz nach den Vorgaben des Arbeitgebers einrichtet, Mängel meldet und an Instruktionen zur ergonomischen Gestaltung teilnimmt.

Datenschutz, Datensicherheit und Haftung

Die Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Daten gelten im Homeoffice weiter. Der Arbeitgeber bleibt für Datenschutz und Datensicherheit verantwortlich und sollte in der Vereinbarung konkrete Vorgaben machen: Nutzung einer verschlüsselten Verbindung (VPN), verschlüsselte Geräte, starke Passwörter, kein Zugriff durch Dritte, sichere Aufbewahrung von Datenträgern.

Die übliche Haftung des Arbeitnehmers für fahrlässig oder vorsätzlich zugefügten Schaden entfällt im Homeoffice nicht. Bei Verlust oder Beschädigung von Arbeitsgeräten und bei Datenverlust ist zu klären, wie die Haftung verteilt ist und welche Sorgfaltspflichten gelten.

Der Arbeitgeber schuldet die sorgfältige Auswahl (cura in eligendo), die sorgfältige Instruktion (cura in instruendo) und die sorgfältige Überwachung (cura in custodiendo) des Arbeitnehmers. Mit der Bereitstellung der Arbeitsinfrastruktur kann er Rechtsnachteile bei Datenschutz und Datensicherheit vermeiden. Der Arbeitnehmer seinerseits muss den Arbeitgeber auf Mängel hinweisen.

Versicherungsschutz und Haftpflicht vorab klären

Haftungsfragen und Versicherungsschutz sind vorab mit den Versicherern zu klären und in der Homeoffice-Vereinbarung festzuhalten. Insbesondere ist zu klären, ob der bestehende Versicherungsschutz am häuslichen Arbeitsplatz greift.

Zu klären ist, ob Arbeitsunfälle im Homeoffice von der Unfallversicherung gedeckt sind, ob eine Haftpflichtversicherung für Schäden an Geräten oder an Dritten einsteht und ob vom Arbeitgeber überlassene Geräte über die Hausratversicherung gedeckt sind. Ebenso ist zu prüfen, ob eine private Nutzung der Geräte gedeckt ist.

Das Ergebnis der Abklärungen gehört in die Vereinbarung, damit im Schadenfall keine Lücke entsteht. Eine schriftliche Bestätigung des Versicherers sollte eingeholt werden.

Grenzüberschreitende Telearbeit und Sozialversicherungen

Die Schweiz und bestimmte Staaten der EU und der EFTA haben eine multilaterale Vereinbarung unterzeichnet. Danach dürfen Personen bis zu 50 % grenzüberschreitende Telearbeit (maximal 49,9 % der Arbeitszeit) im Wohnstaat leisten, grundsätzlich unter Verwendung von Informatikmitteln; die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen bleibt im Staat des Arbeitgebersitzes. Die Regelung gilt seit dem 1. Juli 2023.

Die Ausnahme gilt nur für Situationen, die zwei Staaten betreffen, welche die Vereinbarung unterzeichnet haben. Nicht erfasst sind Personen, die neben der Telearbeit gewöhnlich weitere Tätigkeiten im Wohnstaat ausüben (zum Beispiel regelmässige Kundenbesuche oder eine selbstständige Nebenbeschäftigung).

Nicht erfasst sind Personen, die zusätzlich in einem weiteren EU- oder EFTA-Staat arbeiten. Ebenfalls nicht erfasst sind Personen mit einem weiteren Arbeitgeber in der EU oder EFTA sowie Selbstständigerwerbende.

Damit die Vereinbarung für ihre Arbeitnehmenden gilt, müssen Schweizer Arbeitgeber bei ihrer AHV-Ausgleichskasse über die Plattform ALPS tätig werden; detailliertere Informationen finden sich in der AHV-Mitteilung Nr. 470. Für Grenzgänger aus Deutschland, Österreich, Frankreich und Liechtenstein gilt: Seit dem 1. Juli 2023 sind bis zu 50 % (maximal 49,9 % der Gesamtarbeitszeit) möglich.

Für Italien nennt das BSV eine abweichende Regelung. Die Regelung betrifft nur die Sozialversicherung, nicht das Steuerrecht; die steuerlichen Folgen sind separat zu prüfen.

Zahlen und Fakten zur grenzüberschreitenden Telearbeit

Widerruf, Anpassung und Beendigung

Wer Homeoffice ermöglicht, sollte die Möglichkeit des Widerrufs ausdrücklich in die Vereinbarung aufnehmen. Ohne solche Klauseln kann der Arbeitgeber Homeoffice nicht einseitig anordnen.

Für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Ablieferungspflicht zu regeln: Arbeitsgeräte, Material, Schlüssel, Badges und Zugangsberechtigungen sind zurückzugeben. Ebenso ist zu klären, wie die Rückkehr an den Betriebsarbeitsplatz erfolgt, mit welcher Vorlaufzeit und mit welchen Zwischenschritten.

Anpassungen der Vereinbarung, etwa eine Änderung der Anzahl Homeoffice-Tage oder der Erreichbarkeitsfenster, sollten schriftlich erfolgen. Für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses gelten die ordentlichen Kündigungsregeln des Obligationenrechts.

Checkliste für die Vertragsergänzung

Für die Vertragsergänzung genügt ein kompaktes Prüfraster. Es umfasst Geltungsbereich, Widerrufsvorbehalt, Arbeitszeit und Erreichbarkeit, Infrastruktur und Kostentragung, Gesundheitsschutz, Datenschutz und Haftung sowie Versicherungsschutz.